eOrzeczenia w Medycynie Pracy: informacje i instrukcja dla Pracodawców
Od 18 października 2026 r. orzeczenia lekarskie wydawane do celów przewidzianych w Kodeksie pracy są wystawiane w formie elektronicznej. Dokumenty są zapisywane w Systemie Informacji Medycznej oraz udostępniane na Internetowym Koncie Pacjenta. Zmiany te stanowią kolejny etap cyfryzacji zapoczątkowanej przepisami z 17 kwietnia 2026 r., mającymi na celu usprawnienie oceny stanu zdrowia pracowników oraz lepsze dopasowanie zaleceń profilaktycznych.
Bezpieczne przekazywanie eOrzeczeń w Centrum Promocji Zdrowia
Wychodząc naprzeciw potrzebom naszych Klientów, wdrożyliśmy rozwiązanie umożliwiające szybkie i bezpieczne przekazywanie eOrzeczeń bezpośrednio do pracodawców. Narzędzie zostało przygotowane z uwzględnieniem obowiązujących wymogów prawnych oraz najwyższych standardów cyberbezpieczeństwa w ochronie zdrowia.
1. Wystawienie dokumentu
Lekarz medycyny pracy po zakończeniu badania wystawia eOrzeczenie w systemie gabinetowym i autoryzuje je swoim certyfikowanym podpisem elektronicznym.
2. Zaszyfrowany e-mail
Podpisane orzeczenie elektroniczne jest automatycznie przesyłane do pracodawcy na wskazany wcześniej adres e-mail w postaci bezpiecznego, zaszyfrowanego pliku.
3. Kod dostępu przez SMS
Dane niezbędne do otwarcia zaszyfrowanego pliku są wysyłane niezależnym kanałem komunikacji: w wiadomości SMS na numer telefonu upoważnionego odbiorcy.
„Podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w której lekarz przeprowadził badanie profilaktyczne, przekazuje orzeczenie lekarskie pracodawcy w terminie i w sposób określonych w umowie zawartej z tą podstawową jednostką służby medycyny pracy, o której mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy.”
Instrukcja otwierania i pobierania eOrzeczeń lekarskich dla pracodawców
1. Otrzymanie wiadomości i identyfikacja pliku
- Po wykonaniu badań pracowników w przychodni lub u lekarza na skrzynkę e-mail przyjdzie wiadomość z załącznikiem zawierającym zaszyfrowane archiwum z orzeczeniami.
- W treści wiadomości e-mail oraz w nazwie pliku załącznika znajduje się unikalny identyfikator.
- Na numer telefonu SMS-em wpłynie wiadomość z hasłem (kluczem) do odszyfrowania pliku, zawierająca ten sam identyfikator, co pozwala łatwo powiązać właściwy plik z właściwym hasłem.
2. Uruchomienie aplikacji do odszyfrowywania
- Pobierz plik załącznika z wiadomości e-mail na swój komputer.
- Kliknij link zamieszczony w treści wiadomości e-mail, aby otworzyć aplikację dedykowaną do odszyfrowywania i zapisywania orzeczeń.
3. Odszyfrowanie zawartości paczki
- W otwartej aplikacji kliknij przycisk „Wybierz paczkę” i wskaż pobrany z e-maila plik.
- Kliknij przycisk „Odczytaj orzeczenia”.
- Wprowadź klucz (hasło) otrzymany w wiadomości SMS i zatwierdź.
⚠️ Ważne: Po 3 nieudanych próbach wpisania klucza możliwość odszyfrowania pliku zostaje zablokowana. W takiej sytuacji należy skontaktować się z nadawcą z prośbą o ponowne przesłanie orzeczeń.
4. Pobranie orzeczeń pracowników
- Po poprawnym wpisaniu klucza w aplikacji pojawi się lista orzeczeń dostępnych do pobrania.
- Jedna paczka może zawierać orzeczenia dotyczące kilku osób, jeśli placówka przesłała je zbiorczo.
- Każde orzeczenie można pobrać w 3 formatach:
- PDF – tradycyjny wzór orzeczenia,
- HTML – ustandaryzowany wygląd z platformy P1,
- XML – plik z danymi.
(Uwaga: Format HTML jest jednym z trzech oficjalnych formatów pobierania e-orzeczeń z platformy P1.)
Instrukcja wideo: Jak rozszyfrować i otworzyć eOrzeczenie?
Zobacz krótki materiał filmowy pokazujący krok po kroku, jak odczytać zaszyfrowany dokument otrzymany na skrzynkę e-mail.
Jak przygotować firmę do odbioru eOrzeczeń?
Aby umożliwić sprawne i bezpieczne przekazywanie dokumentów elektronicznych, prosimy pracodawców o wskazanie danych autoryzacyjnych:
- Adresu e-mail, na który będą przesyłane zaszyfrowane orzeczenia lekarskie.
- Numeru telefonu komórkowego, na który będą wysyłane wiadomości SMS z danymi umożliwiającymi dostęp do dokumentów.